Dans le chapitre précédent, après vous avoir présenté le fonctionnement et l'exemple fil rouge du cours, je vous ai montré comment recueillir et analyser des besoins ou encore comment décrypter une grille de lecture.

À ce stade vous n'aurez pas encore toutes les informations pour formuler votre proposition commerciale. Par contre, vous en aurez suffisamment pour présenter le projet à votre équipe et les solliciter pour qu'ils vous apportent ce complément d'information.

Autrement dit, au début d'un projet, lors de la phase d'initialisation, vous allez commencer par recueillir et analyser les informations du client, pour ensuite les mettre en commun avec celles de votre équipe afin de planifier, budgétiser et synthétiser le tout dans un document contractuel.

Avant de poursuivre notre étude de faisabilité, je vous propose de clarifier votre rôle de chef de projet.

Comment est-ce qu'un chef de projet occupe ses journées concrètement ?

Pour beaucoup, le rôle du chef de projet paraît tellement transverse qu'il est difficile à appréhender, presque flou. En effet, il est beaucoup plus facile de comprendre le rôle d'un graphiste, d'un photographe ou encore d'un développeur parce qu'ils ont des compétences clairement identifiables :

• le graphiste crée des visuels avec ses logiciels ;
• le photographe prend des photos avec son appareil ;
• le développeur code dans son éditeur de texte ou sa console ;

Le chef de projet, lui, est l'interface entre les différents corps de métiers et le commanditaire du projet.

Pour vous donner une analogie, un chef de projet est un peu comme un chef d'orchestre. Contrairement aux membres de l'orchestre (graphiste, développeur, etc.) il/elle ne joue pas nécessairement d'un instrument (logiciel, éditeur de texte, etc.) mais il assure une cohésion générale, une harmonie entre tous les membres pour que le concert (livrable) réponde aux attentes de l'audience (le client).

Si l'analogie musicale ne vous parle pas trop essayez de créer votre propre analogie cinématographique en remplaçant “chef d'orchestre” par “metteur en scène”.

En d'autres termes :

Un chef de projet coordonne l'ensemble des activités du projet pour garantir l'atteinte de l'objectif et le respect des exigences de qualité, de coûts et de délais.

Pour faire encore plus simple, le chef de projet est le garant du bon déroulement du projet.

En tant que chef de projet, “organisation” et “communication” seront vos 2 maîtres-mots parce que concrètement vous allez passer beaucoup de temps à créer et mettre à jour des documents, parler et envoyer des messages électroniques.

Comme je vous le disais à l'instant, en tant que chef de projet vous ne devez pas forcément être expert en tout. En revanche, vous devez être capable de vous appuyer sur l'expertise de vos collaborateurs et créer les meilleurs conditions pour qu'ils puissent s'en servir.

La réunion de cadrage est le moment idéal pour impliquer et aligner vos collaborateurs. Votre objectif sera d'y traduire le plus clairement possible les besoins du client et ce que vous en comprenez pour que les experts de chaque domaine identifient des risques et solutions.

Un ordre du jour (déroulé de la réunion) typique pour une réunion de cadrage serait :

1. Restitution des besoins
2. Élaboration d'une solution
3. Estimation de la charge de travail

Ainsi, en théorie, à l'issue de cette réunion vous devriez avoir ou être en attente de recevoir les informations nécessaires pour planifier votre projet (sujet du prochain chapitre). Si votre réunion est bien menée, elle ne devrait donc pas s'éterniser.

Représentation graphique du coût d'une réunion à trois participants

Or, selon le nombre de participants et la durée des réunions, celles-ci peuvent finir par coûter cher. Pour vous éviter d'exploser votre budget avant même d'avoir remporté le projet, la solution est simple : démarrez un minuteur en début de réunion. ⏱

Notez aussi qu'une réunion de cadrage qui se déroule mollement donne une mauvaise impulsion au projet.

Essayez d'inspirer la productivité et l'enthousiasme !

La réunion de cadrage est aussi le moment idéal pour choisir et annoncer la méthodologie de gestion de projet qui sera employée. Au même titre qu'un développeur choisit la technologie la plus adaptée à la réalisation d'un produit, vous devrez choisir la méthodologie la plus adaptée à la gestion de votre projet.

Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet. Vous ne les maîtriserez (malheureusement) pas toutes à la fin de ce cours d'introduction. Par contre, vous saurez les distinguer et en choisir une parmi les deux grandes familles : les méthodologies classiques et les méthodologies agiles.

Les méthodologies de gestion de projet classiques, aussi appelées méthodes prédictives, séquentielles comme la méthode en cascade ou le cycle en V, impliquent un déroulement en étapes, en séquences, en phases. Ces phases correspondent à des ensembles de tâches prédéfinies dans un planning de réalisation précis.

Un projet en cascade par exemple se déroule généralement en 5 phases :

1. La phase d'initialisation : dans laquelle nous sommes actuellement, qui précède la proposition commerciale et qui prend fin au moment de l'acceptation du devis.
2. La phase de lancement : dans laquelle vous re-préciserez et formaliserez tous les éléments du projet dans un “cahier des charges”. Vous apprendrez ce qu'est un cahier des charges et comment en rédiger un dans la deuxième partie de ce cours. Cette phase se termine à la signature de ce fameux document.
3. La phase de conception : dans laquelle vous accompagnerez votre équipe dans la création des éléments graphiques et textuels à partir desquelles le site sera développé, produit.
4. La phase de production : dans laquelle votre équipe créera le produit final à partir des éléments réalisés en phase de conception. Cette phase s'achève à la livraison du produit.
5. La phase d'exploitation : dans laquelle le produit est livré conformément aux attentes et qu'il suffit de maintenir ou de faire évoluer.

(Un chapitre sera dédié à chacune de ces dernières phases dans la troisième et dernière partie de ce cours.)

Les 5 phases qui se succèdent donnent au planning une forme de cascade, d'où le nom.

Pour plus de contrôle, fixez des dates de début et de fin à chacune des phases voire à chaque tâche si nécessaire. Ces deadlines intermédiaires s'appellent des “jalons”. ⏲

Comme toutes les méthodologies, la cascade a ses avantages et ses inconvénients :

Avantages :

• précision des échéances
• clarté et visualisation de l'état d'avancement
• budgétisation facilitée

Inconvénients :

• détection tardive des risques
• peu de marge d'erreur

Contrairement aux méthodes classiques :

Les méthodologies agiles se veulent être itératives, incrémentales et adaptives. Autrement dit, plutôt que de rigidement compléter des étapes les unes après les autres, le développement du produit se fait par couches amenant chacune de nouvelles évolutions. Ainsi, le produit peut être testé et amélioré en continu (petit à petit) tout au long du projet plutôt qu'à la fin.

Avantages :

• meilleure réactivité aux imprévues
• détection rapide des risques

Inconvénients :

• planification peu précise
• budgétisation difficile

Comment suis-je censé choisir la bonne méthodologie ?

Il est vrai que les méthodes classiques n'ont plus très bonne réputation tandis que l'agilité a le vent en poupe.

Peut-être que vous-même, après avoir lu les deux définitions et pesé les pour et les contre, vous vous dites intuitivement que les méthodes agiles paraissent plus modernes et sexy, et donc plus adaptées à un projet digital comme celui de l'hôtel Paradis ? Attention, l'intuition peut être trompeuse !

Sélectionnez une méthodologie parce qu'elle vous permettra de coordonner et de maîtriser au mieux l'ensemble des activités qui mènent à l'atteinte de votre objectif en respectant vos exigences de qualité, de coûts et de délais.

Et pour savoir si vous devez opter pour du classique ou de l'agile, intéressez-vous à la prédictibilité de votre projet. Autrement dit, demandez-vous à quel point votre projet est prévisible ou non. Vous pouvez consulter votre équipe pour vous aider.

Vous pourriez par exemple créer et chercher à placer un curseur sur une échelle de 1 à 10, 1 étant complètement imprévisible et 10 étant tout à fait prévisible.

Sélectionnez la méthodologie adaptée en fonction de la prévisibilité du projet

• Si vous tendez vers le 10, une méthodologie classique fera l'affaire.
• Si vous tendez vers le 1, une méthodologie agile s'impose.
• Si vous tombez entre les deux, aux alentours de 5, trouvez un compromis entre vos préférences, celles de votre équipe et la solution qui rassurera le plus votre client.

La logique est la suivante : plus le projet a d'inconnues, plus vous aurez besoin d'agilité pour y faire face. En revanche, si celui-ci est très prévisible, vous aurez intérêt à privilégier la précision pour vous organiser et communiquer plus efficacement son avancée.

Dans le cas de l'hôtel Paradis, puisque notre développeur n'identifie pas ou peu d'inconnues, le risque technologique est quasi-nul et une méthodologie classique semble donc être adaptée.

Au même titre qu'une équipe peut être sous-qualifiée pour un projet elle peut aussi être sur-qualifiée.

Ensuite, au sein de la famille des méthodologies classiques, vous pouvez encore hésiter entre différentes méthodes cousines. Là encore je ne vais pas pouvoir vous faire un panorama complet des toutes les méthodes classiques. Pour l'instant, commencez par retenir les deux principaux, la cascade et le cycle en V.

Plus haut, dans la définition des méthodes classiques, vous avez déjà vu en quoi consiste la méthode en cascade. Le cycle en V, quant à lui, reprend plus ou moins les mêmes étapes auxquels il ajoute des batteries de tests plus avancées pour limiter les retours aux étapes précédentes.

Cycle en V

Nous aurions aussi pu opter pour cette méthodologie mais étant donné la simplicité du projet nous allons nous en tenir à une méthodologie en cascade. Le propre de la méthodologie en cascade, c'est son outil de planification, le diagramme de Gantt ou Gantt chart en anglais !

Rendez-vous au prochain chapitre où vous apprendrez à créer un diagramme de Gantt et où vous découvrirez combien de temps notre équipe devrait mettre à réaliser le projet.

• Le chef de projet est l'interface entre les différents corps de métiers et le commanditaire du projet. C'est le garant du bon déroulement de celui-ci. Il aide à définir et assure donc le respect des exigences de qualité, de coûts et de délais.
• La réunion de cadrage permet d'aligner tous les collaborateurs sur une même vision du projet et de collecter les informations nécessaires pour planifier le projet.
• Plus un projet est prévisible plus les méthodologies classiques sont pertinentes.
• Plus un projet est imprévisible plus les méthodologies agiles sont pertinentes.

◁ Précédent | ⌂ Retour au sommaire | Suivant ▷