Formalisez votre projet dans un cahier des charges

Vous êtes maintenant capable de gérer la phase d'initialisation d'un projet grâce à vos nouvelles compétences :

• Analyser et recueillir des besoins client
• Préparer, organiser, animer des réunions et en rendre compte
• Construire un planning de réalisation sous forme de diagramme de Gantt
• Estimer les coûts d'un projet
• Formuler et présenter une proposition commerciale

Deuxième bonne nouvelle, dans notre scénario, la proposition commerciale que nous avons adressée puis défendue à l'hôtel Paradis a été acceptée. Le client a signé le devis. Nous avons remporté l'appel d'offres !

Nous pouvons donc passer à la suite : la phase de lancement du projet.

Diagramme de Gantt : après l'initialisation, le lancement du projet

Comme son nom l'indique, lors de cette phase vous allez lancer votre projet. Par lancer un projet, il faut comprendre préparer et formaliser en amont tous les éléments nécessaires au bon déroulement des phases de conception, de production et d'exploitation du projet.

Pour ce faire, vous allez apprendre à créer le document de référence du chef de projet classique : le cahier des charges.

  Un cahier des charges (parfois abrégé "CDC") est un document contractuel détaillant toutes les informations nécessaires à la réalisation d'un projet.

En d'autres termes, le cahier des charges précise et officialise la commande du client.

Le bon déroulement du projet dépend grandement de la qualité de votre cahier des charges. Comme je le disais dans le deuxième chapitre de ce cours, un des inconvénients de la méthodologie en cascade est la détection tardive et donc coûteuse des erreurs.

Le cahier des charges sert justement à réduire, à prévenir, à vous assurer contre ces futures erreurs !

Qui est chargé de rédiger le cahier des charges ?

Ça dépend, plusieurs scénarios peuvent se présenter :

• Dans des projets informatiques conséquents, le client et son équipe peuvent rédiger eux-mêmes le cahier des charges en interne pour s'assurer que la commande corresponde le mieux possible à leurs besoins. Cela implique donc que les besoins soient clairement identifiés. Ce cahier des charges réalisé en interne sera ensuite transmis à une agence pour être simplement exécuté.
• Dans des projets encore plus conséquents, le commanditaire peut aller jusqu'à déléguer la maîtrise d'ouvrage à une agence et la réalisation à une autre.
• Dans notre scénario, le petit projet de l'hôtel Paradis, la commanditaire est dans l'incapacité de rédiger le cahier des charges par manque d'expertise. En tant que chef de projet, la tâche vous revient donc.

Dans les trois cas, le document sera rarement rédigé par une seule personne puisque comme vous allez le voir, il regroupe des informations concernant de multiples corps de métier.

Maintenant, je vais vous montrer quelles sont les parties et les sous-parties qui composent le CDC. Je vous préviens, c'est un document qui peut être dense, en voyant le sommaire, il y a un risque pour que vous vous sentiez submergé.

Si c'est le cas, ne vous inquiétez pas, nous allons donc décomposer la tâche et l'étaler progressivement à travers toute la deuxième partie de ce cours.

Exemple d'un sommaire de cahier des charges

Il n'y a pas qu'une seule bonne façon de structurer et de rédiger un CDC. Selon la nature du projet et la culture des organisations impliquées, vous adapterez votre CDC.

Pour vous aider à bien vous lancer dans cette tâche et donc bien lancer votre projet, je vous ai préparé cette ressource : le cahier des charges complet du projet de l'hôtel Paradis (servez-vous en comme modeste exemple pour suivre le cours)

Quelles sont les exigences en termes de longueur ? Combien de pages est-ce que mon CDC doit faire ?

Encore une fois, ça dépend, il n'y a pas de règle stricte et pré-établie concernant la profondeur du CDC.

Dites-vous simplement la chose suivante :

Plus votre CDC est long et détaillé :

• Moins il y a aura de risques pour que la commande ne soit pas respectée
• Plus il vous prendra du temps (et donc de l'argent) à rédiger
• Plus il sera difficile à consulter et à mettre à jour

Plus votre CDC est court et synthétique :

• Plus il y aura de risques liés à son interprétation
• Moins il vous prendra de temps (et donc d'argent) à rédiger
• Plus il sera facile à consulter et à mettre à jour

À vous donc de trouver un équilibre entre ce que vous estimez être trop long et trop court en fonction de votre projet. Gardez seulement à l'esprit que rien ne sert de passer du temps à détailler un document que personne ne lira car jugé trop lourd. Au même titre que c'est dommage de créer un CDC tellement peu détaillé qu'il en devient incomplet et ne sert pas sa fonction première.

• Un cahier des charges est un document contractuel qui permet d'aligner toutes les parties prenantes sur une même vision du projet.
• Il y a autant de façons de rédiger un cahier des charges qu'il y a de projets différents.
• Trouvez un équilibre entre un CDC trop ou au contraire pas assez détaillé pour qu'il puisse vous prémunir contre un maximum de risques sans vous prendre trop de temps ni devenir difficile à consulter.

Lors de la phase d'initialisation de votre projet, vous avez déjà dû récolter les informations de la première section du cahier des charges (le cadre du projet et budget). Vous n'avez donc qu'à les remettre en forme.

Dans le chapitre suivant, je vais vous montrer comment intégrer la réflexion marketing à votre projet en vous aidant à rédiger les sections “Benchmark” et “Considérations Marketing” de votre cahier des charges. Cette étape est essentielle, puisqu'elle va informer la rédaction de vos spécifications fonctionnelles et graphiques.

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