Après réception de l'estimation de la charge de travail de vos équipiers vous allez pouvoir passer à la planification. C'est notamment durant cette étape que vous allez définir les exigences de délais dont vous garantirez le respect pendant le déroulement du projet.

Assurez les exigences de délai

Comme promis, dans ce chapitre je vais vous montrer comment planifier votre projet avec un diagramme de Gantt.

Un diagramme de Gantt, qu'est-ce que c'est ?

Le diagramme de Gantt est une méthode classique de planification et de gestion qui permet de représenter visuellement l'état d'avancement d'un projet.

Un exemple de diagramme de Gantt

Il existe de nombreuses applications et logiciels spécialisés. Ils ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients.

Pour vous aider à choisir l'outil le plus adapté pour votre projet, faites comme le client qui compare les différents prestataires, créez-vous une grille de lecture !

Voici mes trois critères de sélection par ordre d'importance :

• Fonctionnalités : certains outils sont plus complets que d'autres.
• Présentation : certains outils sont plus lisibles que d'autres.
• Prix : certains outils sont gratuits d'autres payants.

D'ordinaire, dans le scénario de l'hôtel Paradis, j'aurais choisi l'outil “Monday” malgré son prix pour ses fonctionnalités collaboratives et son esthétique. Cela dit, pour que vous puissiez suivre ce cours sans dépenser un sou ni vous rabattre sur des logiciels gratuits mais vieillissants, je vous propose de créer votre premier diagramme de Gantt dans un tableur.

N'est-ce pas fastidieux de créer un diagramme de Gantt dans un tableur ?

En effet, dans certains cas utiliser un tableur peut s'avérer plus fastidieux que d'utiliser un logiciel spécialisé. Tout du moins ça le sera si vous partez de zéro. Pour vous faire gagner du temps je vous ai donc préparé ce modèle de diagramme de gantt. Il fonctionne comme un vrai petit logiciel, seulement, celui-ci est simplifié au maximum pour vous forcer à vous concentrer sur les éléments constitutifs d'un diagramme de Gantt plutôt que sur les fonctionnalités qu'il y a autour. Apprenez à créer un diagramme de Gantt dans un tableur et vous n'aurez aucun mal à vous servir de tous les logiciels spécialisés.

Allons-y !

• Ouvrez le modèle de diagramme de gantt.
• Créez votre copie (Fichier > Créer une copie).
• Complétez-le avec moi pour arriver à un rendu final comme celui-ci : diagramme de Gantt de l'hôtel Paradis.

Comme je vous le disais dans le chapitre précédent, lorsque vous gérez votre projet en cascade, vous partez du principe que toutes les tâches qui le composent sont prévisibles (et que vous pouvez donc les planifier).

Votre premier travail sera alors de vous projeter à travers le déroulement des 5 phases du projet en détaillant les tâches correspondantes à chacune d'entre elles. La première fois cet exercice peut s'avérer difficile mais très vite vous remarquerez que d'un projet à l'autre certaines tâches se répètent quasi-systématiquement.

Je croyais que je ne devais pas être expert dans tous les corps de métiers… Comment connaître toutes les tâches côté développement ou graphisme ?

Demandez aux personnes concernées, tout simplement. En même temps demandez une estimation de la charge de travail que chaque tâche représente. Plus vous gagnerez en expérience et en synergie avec votre équipe, plus vous serez capable de faire ce travail vous-même. Après quelques projets, vous pourrez faire la liste des tâches et l'estimation de la charge vous-même. Ainsi vos équipiers n'auront qu'à valider ou ajuster votre planning prévisionnel.

Granularité des tâches : si votre liste de tâches est découpée trop finement vous allez perdre en lisibilité. À l'inverse, si elle n'est pas assez détaillée, le diagramme perd de son intérêt. À vous de trouver un équilibre.

Maintenant que vous avez votre liste de tâches et leur durée estimée, vous allez pouvoir les assigner à vos équipiers. Pour chaque tâche vous allez donc identifier la personne la plus à même de la réaliser.

Cela peut paraître contre-intuitif mais cette personne ne sera pas toujours la plus qualifiée, compétente ou expérimentée. En effet, tous les employés ne produisent pas au même niveau de qualité, au même coût et dans les mêmes délais. Il y a donc des chances pour que la personne la plus compétente et la plus rapide soit aussi celle qui coûte le plus cher à votre organisation.

Ainsi, parfois, vous pouvez faire des économies sans compromettre la qualité des livrables en assignant des tâches à des juniors. S'ils sont moins productifs que des employés plus expérimentés, ajustez votre estimation de temps à la hausse.

Il est possible que vous et vos équipiers soyez impliqués dans plusieurs projets simultanément. Auquel cas, vous n'allez pas être disponibles 100% du temps. Avant d'assigner quelqu'un à une tâche, assurez-vous donc que cette personne soit disponible ! Avec le temps, vous apprendrez à jongler avec vos projets en fonction des priorités et des emplois du temps de chacun.

Il ne vous reste alors plus qu'à donner une date de début et de fin à chaque tâche et à chaque phase. Pour aboutir à un planning réaliste, vous devez porter une attention particulière à deux choses : les dépendances et les chevauchements.

Certaines tâches ne peuvent pas être réalisées dans de bonnes conditions tant qu'une autre tâche n'a pas été finalisée au préalable. On parle alors de dépendance de deux tâches.

Dans l'exemple ci-dessous, j'attire votre attention sur la dépendance directe entre le recueil des besoins et les trois tâches qui suivent. En effet, on ne peut pas faire une étude de faisabilité dans de bonnes conditions si un recueil n'a pas été réalisé au préalable. De la même manière, une proposition commerciale ne peut pas être finalisée tant que l'étude de faisabilité et le cadrage n'ont pas été réalisés.

Dépendances de plusieurs tâches

Tandis que certaines tâches sont dépendantes, d'autres au contraire sont indépendantes. Ces tâches peuvent donc être réalisées en parallèle par différents membres de l'équipe. Dans l'exemple ci-dessous, j'attire votre attention sur trois tâches qui peuvent être réalisées en même temps.

Chevauchement de trois tâches

Une fois que toutes les tâches de votre projet auront une estimation de temps, un responsable, une date prévisionnelle de début et de fin, votre diagramme de Gantt ne vous servira plus uniquement à la planification mais aussi à la gestion quotidienne. Ainsi, vous allez pouvoir suivre l'avancement du projet en renseignant le niveau de progression de chaque tâche.

À ce moment-là, trois cas de figure peuvent se présenter :

• Vos estimations étaient trop optimistes et vous êtes en retard.
• Vos estimations étaient parfaitement calibrées et vous êtes dans les temps.
• Vos estimations étaient trop pessimistes et vous êtes en avance * .

Plus vous prenez du retard plus votre marge rétrécit. Il est même possible de perdre de l'argent sur un projet. À l'inverse, plus vous prenez de l'avance et plus vous économisez d'argent et augmentez donc votre bénéfice.

Si vous êtes dans le deuxième cas de figure pour toutes les tâches de votre projet alors vous êtes un véritable voyant, un devin, un prophète autant qu'un chef de projet.

Vraisemblablement ça n'arrivera que très rarement, les aléas du quotidien font qu'il y a souvent quelques tâches en retard et d'autres en avance. Attendez-vous donc à devoir mettre à jour votre diagramme pour refléter ces changements.

Voici quelques logiciels libres et gratuits vous permettant d’utiliser le diagramme de Gantt :

• ProjectLibre : solution de gestion de projet open source, gratuite et très plébiscitée
• TaskJuggler : original dans son approche avec un mode édition pour la description des tâches et leurs dépendances ainsi qu'un mode rapport pour pouvoir visualiser l’ensemble
• GanttProject : logiciel libre et gratuit à installer sur son ordinateur
• Redmine : une autre application web libre de gestion de projets comportant également d’autres fonctionnalités

La gestion de projet par diagramme de Gantt peut aussi se faire avec des outils en ligne comme Monday, Asana ou encore Wrike. Attention, néanmoins, car leur version gratuite reste moins performante que leur contrepartie payante.

Notez qu'une bonne partie de ces logiciels sont intégralement en anglais.

Vous préférez utiliser Notion ? Retrouvez ici un tutoriel vous expliquant comment “Créer un diagramme de Gantt sur Notion”.

Avantages :

• simple à créer
• précis
• facile à comprendre pour toutes les parties prenantes

Inconvénients :

• nécessite des mises à jour régulières
• éventuels problèmes d'affichage sur des projets complexes

• Un diagramme de Gantt est un outil de planification qui permet de représenter visuellement l'état d'avancement d'un projet.
• Il existe de nombreux outils pour créer des diagrammes de Gantt.
• Créer un diagramme de Gantt revient à lister des tâches et leur durée, les assigner à des responsables, les dater et mettre à jour le tout au fil du temps.
• La méthode du diagramme de Gantt a beaucoup d'avantages mais aussi quelques inconvénients.

Rendez-vous au prochain chapitre pour apprendre à budgétiser votre projet et découvrir combien va nous coûter le projet de l'hôtel Paradis.

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